martes, 1 de marzo de 2011

NTC 3588 INFORMES ADMINISTRATIVOS

¿QUE INFORME ADMINISTRATIVO?
Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo
MARGENES:
Superior: entre 3 cm y 4 cm
Inferior: entre 2 cm y 3 cm
Izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Derecho: entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
CUBIERTA: información básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social, titulo del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.
PORTADA: es la fuente principal de información y constituye la primera página del INFORME: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y FECHA: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).
TABLA DE CONTENIDO: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, titulo de cada capítulo, numero de página.
GLOSARIO: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título.
INTRODUCCIÓN: le titulo INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida sobre el margen superior.
NÚCLEO DEL INFORME: es el contenido del documento. Escritura del texto, capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.
CONCLUSIONES: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del margen superior.
FIRMA: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.
TRANSCRIPTOR: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido.
ANEXOS: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial.
BIBLIOGRAFÍA: el titulo BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del borde superior de la hoja.
ÍNDICE: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
INFORME CORTO: consta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
ENCABEZAMIENTO: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye: razón social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida.
DEPENDENCIA: interlineación doble, bajo la razón social se escribe la dependencia, el origen del informe, con mayúscula inicial contra el margen izquierdo.
CÓDIGO: este se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia contra el margen derecho.
TITULO: a cuatro interlineas de la dependencia, se escribe el titulo del informe, centrado y en mayúscula sostenida.
FECHA: a cuatro renglones del título contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, seguida de dos puntos, al frente se anota la ciudad de origen y fecha completa (día, mes, año).
AUTORÍA DEL INFORME: a interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Se escribe PRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, al frente se anotan los nombres correspondientes.
OBJETIVO: para describir en forma breve el propósito del mismo, se presenta así: de dos a cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, a dos espacios de este enunciado se expresa la finalidad del informe.
ESCRITURA DEL TEXTO: un informe corto generalmente consta de un capitulo único. Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe.
CONCLUSIONES: la palabra COCLUSION O CONCLUSIONES se escriben en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo de dos a cuatro interlineas del último renglón del texto, la primera línea de la escritura se inicia de dos cuatro renglones del título.
FIRMA: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscuscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo a una interlínea del nombre.
TRANSCRIPTOR: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre e inicial del apellido, se emplea letra más pequeña.
ASPECTOS GENERALES:
DOCUMENTO REMISORIO: se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio: carta si es envió externo y memorando si es interno.
PAPEL: se emplea papel con impresión o en blanco

ESQUEMA NTC 4228 HOJA DE VIDA

[NTC+4228+4.bmp]


[NTC+4228+3.bmp]

NTC 4228 HOJA DE VIDA

OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos para la elaboración de una hoja de vida.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen los siguientes:

Hoja de vida: relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

Cargo: título de la posición que ocupa otra persona.

Datos personales: nombre, identificación, ligar y fecha de nacimiento, domicilio y teléfono, entre otros.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Experiencia: practica o adiestramiento en una actividad.

Estudios: grado de instrucción que posee una persona.

Fecha: lugar de origen, día, mes y año de presentación del documento.

Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Referencias: información sobre la integridad, capacidad, calidad u otras cualidades de una persona.

Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Tabulado: Espacio predeterminado para escribir datos en la columna.

REQUISITOS

MÁRGENES

Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.


PARTES DE LA HOJA DE VIDA

Aunque existen formas impresas para diligenciar la hoja de vida, se recomienda emplear hojas en blanco, teniendo en cuenta que la distribución, presentación y contenido, contribuyen a despertar el interés de quien analiza la información. Los datos se distribuyen como se cita a continuación. (Véase la figura 1y 2).

Identificación del documento

La expresión HOJA DE VIDA se escribe de dos a tres interlineas del margen superior, centrada y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). (Véase la figura 2).

Datos personales

Expresión en mayúscula sostenida que se escribe contra el margen izquierdo, de tres a cuatro interlineas de la identificación del documento.

Los datos personales se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados:
Nombre. Identificación (cedula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono. Opcionales: licencia de conducción, pasaporte, tarjetas (matricula) profesional. (Véase en la figura 1).

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:).
Los datos correspondientes se anotan, tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.

Nombre. La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tres interlineas de la expresión de DATOS PERSONALES. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúscula sostenida.

Identificación. El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos renglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición.

EJEMPLO.

IDENTIFICACIÓN: Cédula de ciudadanía 41.835.946 de Cali
Cédula de extranjería 121713 de Santafé de Bogotá
Tarjeta de identidad 811004-1420 de Buga

La clase de documento de identificación se puede presentar en forma abreviada así:

IDENTIFICACION: C. C. 41.835.946 de Cali
C. E. 121713 de Santafé de Bogotá
T. I. 801205-1005 de Buga.

Fecha de nacimiento. La expresión FECHA DE NACIMIENTO se escribe a dos renglones de la línea anterior. Al frente se anotan con mayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa, separados por coma.

EJEMPLO.

FECHA DE NACIMIENTO: Bucaramanga, 13 de febrero de 1960

Cuando se rata de ciudades no capitales, es necesario escribir entre paréntesis el nombre del departamento.

EJEMPLO.

FECHA DE NACIMIENTO: Líbano (Tolima), 12 de julio de 1970

Domicilio. El enunciado DOMICILIO se escribe en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad de residencia.

EJEMPLO.

DOMICILIO: Carrera 45ª 27-83, Apartamento 101, Popayán

Teléfono: La palabra TELEFONO se anota en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente se escribe el número telefónico, separado únicamente con espacios.

EJEMPLO.

TELÉFONO: 2 71 34 56

ESTUDÍOS

Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres renglones de la última línea de los datos personales.

Los estudios se presentan a dos columnas y constan de os siguientes enunciados: ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, de POSGRADO y OTROS.

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.

Primarios y secundarios. El vocablo PRIMARIOS y SECUNDARIOS se escriben a tres interlíneas del título ESTUDIOS. Al frente, Con la tabulación establecida, se anotan el nombre del establecimiento, universitario, el título obtenido o los períodos cursados, la ciudad y el año de terminación.

EJEMPLO.

SECUNDARIOS: Colegio La paz, Bachiller Académico. Pereira, 1985

Universitarios y de postgrado. El enunciado correspondiente se anota a dos interlíneas del último renglón escrito. Al frente, con la tabulación establecida, se registran el nombre del establecimiento universitario, el título obtenido o los períodos cursados y el año.

EJEMPLO.

UNIVERSITARIOS: Universidad de ciencias del mar, Biológico Marino. Isla de
Providencia, 1996

Se puede suprimir la información sobre estudios primarios o secundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario.

Estudios Complementarios

Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.

A tres interlíneas del título anterior, se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos en negrilla o en mayúscula sostenida. A continuación se anotan la duración, los nombres de las instituciones, la ciudad y la fecha.

EJEMPLO:

Capacitación para Formadores de Calidad Total, 50 horas. Escuela Superior de Negocios. Santiago de Chile, Agosto de 1996.

Experiencia

Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.

A tres interlíneas del título anterior, se relacionan los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo desempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos, así:


Nombre de la empresa. Cada nombre de empresa se escribe con mayúscula inicial, y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.

Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.

Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones desempeñadas en el cargo que desee destacar.

Tiempo de servicio. A continuación del cargo. Se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.

EJEMPLO.

Recicladores de Colombia. Secretaria Departamento de Relaciones Públicas, 1991 1993

Resólidos. JEFE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, desde Abril de 1980 hasta la fecha.

Investigaciones publicaciones y otros

La información relacionada con investigaciones, publicaciones, afiliación a entidades, distinciones recibidas y otros, se presenta así:

El título que corresponda se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.

A tres interlíneas del título se hace la primera descripción. Cada descripción se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.

Los títulos de las investigaciones, publicaciones, afiliaciones, distinciones y otros se destacan en negrilla o en mayúscula sostenida.

EJEMPLOS.

INVESTIGACIONES

Normatividad Básica de Microfilmación en Colombia. Coordinador General de la Investigación. Escuela Nacional de Derecho. Armenia, 1993

PUBLICACIONES

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. Autor, 1995

AFILIACIONES

Asociación Colombiana de Ingenieros, Presidente, desde 1990.

Se puede adicionar información que se desee destacar

Referencias

Las referencias se clasifican en laborales y personales.

Referencias Laborales. El título se escribe en mayúscula sostenida,
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.

A tres interlíneas del título se escriben el nombre de la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempeña, dirección y teléfono). Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.

EJEMPLO.

REFERENCIAS LABORALES

Agrícola la Merced S.A. Ingeniero Pablo Ortiz Villegas, Jefe de Producción. Calle 12 9-85, Acacías, Meta, teléfono9 2714390.

Referencias Personales. El título se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo a tres interlíneas del último renglón escrito.

Los datos de la persona que da la referencia, c0omo el nombre, la 0profesión o dignidad, la ciudad y el teléfono, se escriben a tres interlíneas del título. Los nombres subsiguientes se anotan a un renglón entre líneas y a do9s entre párrafos.

Cuando se cite a una persona como referencia se debe contar con su autorización.

EJEMPLO.

Doctor Gustavo Martínez Arias, Representante a la cámara. Manizales, teléfono 7 85 88 10.

Nombre y Firma

De cuatro a seis interlíneas del último renglón, contra el margen izquierdo, se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre éste la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra.