viernes, 25 de febrero de 2011

NTC 3394 ACTAS ADMINISTRATIVAS

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394
ACTAS
OBJETIVO:Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.

DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.

Acta no registrada:
Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

Acta registrada:
Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.

Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.

Denominación del documento: Nombre que identifica el acta.

Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.

Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.

Espacio: Distancia horizontal de escritura.

Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.

Incapaz: Persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.

Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria.

Número: Identificación consecutiva del documento.

Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Razón social: Nombre que identifica una empresa.

Renglón:
Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Título: Denominación específica del nombre de la reunión.

CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.

REQUISITOS GENERALES

Márgenes

Superior entre 3cm y 4cm.

Inferior entre 2cm y 3cm.

Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.

Lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.

Título
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

Numeración
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.

Presentación
Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto.  Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.
Redacción
Se redactan en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:
Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Véase la figura 3)

Ejemplo

Margén izquierdo Margen derecho
Reunión Comité Académico-Acta 002 2

El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.
REQUISITOS ESPECÍFICOSPara la elaboración del acta se recomienda la distribución presentada en las figuras 1,2 y 3.Razón socialEn el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.
TítuloEl nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).

Ejemplos
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS

COMÍTÉ 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS

REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA

Denominación del documento y número
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

Ejemplo

ACTA 001

Nota: Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)Fecha
Contra el margén izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (;). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,).

Ejemplos

FECHA: Villavicencio, 15  Febrero de 2011

FECHA: Medellín, 02 de febrero de 2009

Nota: En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma de antelación de la convocatoria (veáse el Artículo 431 del Código de Comercio).
HoraContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión. Ejemplos:

HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas

HORA: De 14:20 a 16:00 horas
LugarContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota las palabra LUGAR, en mayúscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.

Ejemplos:

LUGAR: ICONTEC, sala 202

LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante

Asistentes
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AL frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicia, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con una coma (,), y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

Ejemplo en orden jerárquico:

ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente
Arquitecta Teresa Peña B., Vicepresidenta

Nota: El tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.

Ejemplo de igual jerarquía:
ASISTENTES: Miembros del Consejo EstudiantilPedro Muñoz H., Presidente
Sofía Camargo, Secretaria
Rosario Díaz Pinzón

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades. Ejemplo:
ASISTENTES: Representantes de EmpresasOscar Javier Solano, ANDES LTDA
Jesús Alberto Alcázar J., Internacional S.A.
Rocío Betancur R., Mundial de Vestidos S.A.

En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta pára la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencia. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan en orden jerárquico. Ejemplo:

ASISTENTES: Jefes de División
Carlos Amaya G., Administrativa
María Campos R., Financiera

Nota: En caso de igual jerarquía, se sigue orden alfabético por apellidos.

Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común, (negrilla opcional) que se ubica frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:).

Ejemplo

ASISTENTES: Consejeros Principales
Ernesto Álzate García
Martha Bermúdez Martínez
Oscar Cardona Vega

Representaciones. En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

a) En caso de reuniones de sociedades, que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario.

b) En reuniones o comités empresariales internos, se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y que además lleva de representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.

c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe expresarse el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante (veáse la circular D-001/91 Supersociedades).

Ejemplo:

ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario

Mario Restrepo en representación de Alberto González, Vocal
Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como primer anexo en el acta y se especifica así:

ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)
InvitadosA continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.AusentesContra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Ejemplo:

AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación)
Javier Suárez Q., Delegado (sin justificación)

Nota: Los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la palabra ASISTENTES.

Orden del día
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de dos puntos (:). de 1,5 a dos interlineas y contra el margen izquierdo, se enumera los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificando los con números arábigos.
Si el tema requiere de dos o más reglones, el segundo y los subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1, 5 a 2 interlíneas.

Desarrollo
Contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). a dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre reglones y doble entre párrafos
El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior" se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.
Convocatoria
Si se programa una reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayuscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas del ultimo renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la proxima reunión .En caso de cambio de sede se indica el lugar.Ejemplo:
CONVOCATORIA.La próxima reunión se realizará en la oficina de la sucursal de Bogota el 17 de abril de 2011, a partir de las 09:00 horas.
Firma, Nombre y Cargo
El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última linea del acta. El cargo se anota a interllineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha. Ejemplo:
MANUEL CHACÓN CORREA   JUAN CAMILO VÉLEZ CANO
Presidente                                             Secretario
En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlíneas uno del otro , dietibuidos por pares. Si el numero de firmas es impar, la ultima se centra.
Fimas responsables
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la pagina donde finaliza el texto .
En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:) sobre el margen inferior y contra el margen derecho.
Aspectos Generales
Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intracendentes, Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan enfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.
Se indica el nombre de la persona que presente una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el numero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos , se registran los resultados y los nombres completos.
En caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma.
En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
en actas registradas y en las que por seguridad se concider conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierd de cada hoja.
En actas registradas firman el presidente y el secretario o, en su defecto el revisor fiscal.
En actas registradas, después de las firmas correspondientes, el secretario o en su defecto, representante legal de la compañía, ratifica la constancia de validez del acta así:
"La anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cuál se halla asentada en el libro de actas de la sociedad, debidamente registrado en ..............., el .............., de............., de 19.........., bajo el número........ de los folios............"
En actas registradas es necesario acreditar ante la entidad competente, por escrito y con las firmas respectivas, la aceptación del nombramiento de los representantes legales, mienbros de juntas directivas o revisores fiscales.
A un renglón del cargo del firmante se anota el número del documento de identificación, en las actas que así lo requieran.
Resumen de compromisos. Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en el cuál se consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas límites de cumplimiento.
Anexo. Cuando en la reunión se presentan documentos que sustentan una infomación, estos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo se escribe la palabra anexo o anexos seguida de dos puntos, y con mayúscula inicial a dos espacios la camtidad; de preferencia clarificar el número de hojas.
Anexos: 5 (veinti cinco hojas)
Trascriptor. Si se desea establecer la responsabilidad del trascripor su identificación se escribe contra margen izquierdo, a dos interlíneas de las firmas o del enunciado de anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.
Ejemplo:
Maria B.
Juan B.
Nota: se emplean notas más pequeñas

miércoles, 23 de febrero de 2011

NTC-4176 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
NTC- 4176
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS.

1. OBJETO
Esta norma tiene por objeto establecer los requerimientos para la elaboración de certificados y constancias.
2. DEFINICIONES
Para efectos de ésta norma se establecen las siguientes:
2.1 Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
2.2 Constancia: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
2.3 Cargo: título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
2.4 Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.
2.5 Documento privado: el expedido por un representante de la entidad privada.
2.6 Documento público: el expedido por un funcionario público.
2.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
2.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.
2.9 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.
2.10 Línea especial: identificación del transcriptor.
2.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.12 Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.
2.13 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
2.14 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
2.15 Razón social: nombre que identifica a una empresa.
2.16 Remitente: nombre y apellido del firmante autorizado.
2.17 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
2.18 Texto: contenido del documento.
2.19 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
3. CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:
3.1 CONSTANCIA PARA:
- Tiempo de servicio.
- Experiencia.
- Salarios u honorarios.
- Jornada laboral.
- Cumplimiento de comisiones.
- Comportamiento del trabajador.
3.2 CERTIFICADO PARA:
- Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.
- Derecho del uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana.
- Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.
- Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
- Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción.
- Documentos de identidad.
- Certificado de Aseguramiento de la calidad.
- Certificado del Sistema de Administración Ambiental.
- Becas, donaciones y exenciones.
- Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.
- Relación de retención de impuestos.
- Paz y salvos.
- Resultados de exámenes médicos.
3.3 ESTILOS
3.3.1 Bloque extremo
Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo.
3.3.2 Bloque
Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margen derecho.
4. REQUESITOS
4.1 MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 4 cm
Izquierdo entre 3cm y 4 cm
Derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
4.2 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS
Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:
4.2.1 Número (referencia)
Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlíneas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.




4.2.2 Fecha
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
EJEMPLO
Villavicencio, 15 de Febrero  2011
4.2.3 Cargo
El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de la fecha.
EJEMPLO
LA GERENTA DE TALENTO HUMANO
4.2.4 Identificación
Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).
EJEMPLO
EL DIRECTOR DE PERSONAL
HACE CONSTAR:
4.2.5 Texto
4.2.5.1 De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que puede ser:
- Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.
- Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.
Ejemplos
Que es el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946 de…
Que a INDUSTRIAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.980.900-5 se le retuvo…
4.2.5.2 Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.
4.2.5.3 Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.
4.2.5.4 Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
4.2.5.5 La presentación deber ser impecable, sin borrones ni repisados.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia, se incluye el destinatario.
EJEMPLOS
Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión.
Este certificado se expide para ser presentado al Icetex, con el fin de solicitar crédito de estudios.
4.2.6 Firmante
El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.
En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.
4.2.7 Transcriptor
A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcriptor del documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
4.2.8 Certificados y constancias expedidos por centro educativos
4.2.8.1 En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlíneas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según corresponda.
EJEMPLO
LA RECTORIA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO SANTA TERESITA
4.2.8.2 Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de los cargos y con interlineación sencilla.
4.2.8.3 Las expresiones CERTIFICAN o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben centradas, en mayúscula sostenida y de tres a cuatro interlíneas de las anotaciones jurídicas.


4.2.8.4 De tres a cuatro interlíneas de la identificación anterior, se inicia el texto con las mismas características del numeral 4.2.5 de esta norma.
4.2.8.5 Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.
4.2.9 Páginas subsiguientes
Si los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:
4.2.9.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
4.2.9.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser el mismo en todas las hojas.
4.2.9.3 El encabezado se ubica entre 2cm y 3cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen derecho.
La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.
EJEMPLOS
Margen izquierdo
Certificado para Mundo Nacional Ltda.
Constancia para Aurelio Rojas Patiño
4.2.9.4 El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
4.3 ASPECTOS GENERALES
4.3.1 Papelería especial
4.3.1.1 Los títulos conferidos por universidades y colegios, así como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales, diseñados para tal efecto
4.3.1.2 Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones, se puede utilizar un formato impreso.
4.3.2 Registro de diplomas en entidades educativas
El ministerio de Educación Nacional autorizó a las universidades y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren
(Decreto 636 del 3 de abril de 1996).
4.3.3 Recomendaciones
4.3.3.1 El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.
4.3.3.2 La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
4.3.3.3 El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice.
4.3.3.4 Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra para garantizar la nitidez en el proceso de microfilmación.
4.3.3.5 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento.
4.3.3.6 El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento.

domingo, 20 de febrero de 2011

NTC 3234 CIRCULARES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3234

OBJETO: Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares.

DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
1.       DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

1.1 Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
1.2 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.
1.3 Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.
1.4 Asunto: Síntesis del contenido de la circular.
1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesía.
1.6 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.
1.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.
1.9 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.
1.10 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
1.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
1.12 Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor.
1.13 Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
1.14 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
1.15 Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
1.16 Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.
1.17 Razón social: nombre que identifica a una empresa.
1.18 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
1.19 Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
1.20 Saludo o vocativo: línea de cortesía.
1.21 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
1.22 Texto: cuerpo del mensaje.
1.23 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
1.24 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

2. CLASIFICACIÓN
2.1. De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
2.1.2 Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en:
2.2.2.1 Bloque extremo
2.2.2.2 Bloque
REQUISITOS
3.1 MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

3. ZONAS
3.1. Zona 1
Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
3.2. Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)
La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393.

3.4 CIRCULAR INTERNA O GENERAL
3.4.1 Denominación del documento
A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.
3.4.2 Numero (referencia)
La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.

Ejemplos.

CIRCULAR
RH-172
Fecha
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas del numero (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

EJEMPLO

Villavicencio, 19 de Febrero 2011
Destinatario
A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.

EJEMPLOS
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).

 Asunto (opcional)
Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).

EJEMPLO.

Asunto: Fiesta de integración

Texto
Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

EJEMPLOS

Con agrado informamos al personal………….
La Dirección Administrativa se complace en comunicar…………..
 Páginas subsiguientes
Se tiene en cuenta lo siguiente:

Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.

La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen derecho.

La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviada o el numero (referencia); código de dependencia o código de dependencia y número.

EJEMPLOS

Márgen izquierdo

Para todo el personal
Para todo el personal 96-10-15
Para todo el personal 41235
DTH-41235
El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.
El primer párrafo de las páginas antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

DespedidaExpresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.)
Nota: Se usa una de las dos opciones

EJEMPLO:

Atentamente,
Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.

RemitenteEl nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.
Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.
De preferencia se firma a mano, sólo se justifica la firma mecánica (facsímil) o en la matriz, cuando la cantidad sea excesiva.

Líneas especialesLos anexos e identificación del transcriptor se establecen según lo especificado en los numerales 3.3.10.1 y 3.3.10.3 de la NTC 3393.

ASPECTOS GENERALESLa circular interna no lleva saludo.
Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393.

jueves, 17 de febrero de 2011

NTC 33 97 MEMORANDOS

M E M O R A N D O

NTC 3397

CONCEPTOComunicación de carácter interno destinada a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilicen la gestión empresarial.  Trátese de dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

CONDICIONES GENERALES

MEMBRETE: Razón social.
DENOMINACION DEL DOCUMENTO:    La constituye la palabra MEMORANDO.  Impresa en mayúscula sostenida. Y centrada.

NUMERO O REFERENCIAConstituido por el código de la dependencia  (si lo hay)  y el número del documento separado por un guión. La numeración es consecutiva.

FECHASe coloca la ciudad de origen y la fecha de envío.

Nota: Recuerde que la fecha completa se enuncia así: Villavicencio, 15 de  febrero 2011.

ENCABEZAMIENTOConsta de datos del destinatario, datos del remitente y asunto.
Las palabras PARA, DE Y ASUNTO Se escriben en mayúscula sostenida seguidas de dos  (2)  puntos.

TEXTO: Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
Se redacta un solo tema por memorando
Se utiliza tratamiento de usted.
Es importante que no tenga errores técnicos, ortográficos o gramaticales.
La presentación debe ser impecable.

FIRMA: El morando debe firmarlo la o las personas autorizadas por la empresa.

Si quien firma NO ES EL TITULAR, se efectúa la aclaración correspondiente, así:

Manuel Reyes Vallejo
Gerente encargado

LA PALABRA  encargado SE ESCRIBE EN MINÚSCULA

EL MEMORANDO  NO  LLEVA SALUDO NI DESPEDIDA, pero en la actualidad por razones de cortesía, las empresas optan por colocarles esta última línea.  Ejemplos: Atentamente, Hasta otra oportunidad.  A la espera de sus noticias.

LINEAS ESPECIALES: Como la carta comercial, lleva sus líneas especiales que son:

Asunto, copia, anexo, datos del transcriptor.

REQUISITOS:
Márgenes para memorando tamaño carta:

Superior, 4; izquierdo, 4; inferior, 3; derecho, 3 cm.

Márgenes para memorando tamaño medio oficio:

Margen superior e izquierdo 3;  derecho e inferior 2cm

ESTILOS:
  
El memorando se distribuirá en dos estilos:

ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO BLOQUE


-DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE.

Se podrán escribir de tres maneras, así:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo.  Este último separado por coma.

Remitente:    Nombre y cargo, separado por coma el nombre del cargo.  Ejemplo:

PARA:      Señora Martha Pérez Campo, Instructora de
               Administración.

DE.          Carlos Torres Gómez, Coordinador    
               Académico.
               
ASUNTO: Reconocimiento



Atentamente,


  Anexos: Formatos de evaluación

Margot G.

Fíjese que en este caso se omitió el nombre y el cargo y solamente deberá aparecer la firma de puño y letra del responsable de este memorando.    NO TRACE NINGUNA RAYA PARA DELIMITAR LA FIRMA. 

SEGUNDA FORMA:  
  
PARA: Tratamiento, nombre y cargo

DE:      Cargo.

Ejemplo:

PARA:      Señorita Rosario Hurtado Pérez, Jefe de
               Mercadeo.

DE:          Directora Regional

ASUNTO: Reunión Programación de cursos


Después del asunto, deje cuatro  (4)  interlíneas para iniciar el texto. Se escribe totalmente contra el margen izquierdo a una (1)interlínea y dos (2)entre párrafos.  Dos (2) interlíneas para la despedida. Cuatro o seis (4) interlíneas para los datos del remitente.


Atentamente,




Sonia García Lopez
2 interlíneas
Copia: Señora Alejandra Díaz Mejía, Coordinadora Académica
2 interlíneas

Ana M.

NOTE QUE EN ESTE CASO SOLO SE ESCRIBIO EL NOMBRE DEL REMITENTE, PORQUE YA EL CARGO ESTÁ COLOCADO ARRIBA EN LA LINEA DEL REMITENTE.  Solamente llevará la firma.

TERCERA FORMA:

SE PUEDE DIRIGIR DE CARGO Y DEPENDENCIA A CARGO Y DEPENDENCIA, ASI:

PARA:        Jefe de Almacén

DE:            Jefe de Recursos Humanos

ASUNTO:    Solicitud elementos de oficina


Texto....



Agradezco su pronta respuesta.



Ivonne Cano  Camargo

Copias: Doctora Lolita Flórez Lloreda, Directora Regional
            Doctora Amparo Lema Castaño, Subdirectora

Sonia O.

NOTAS: Los datos del destinatario, del remitente, del asunto y el nombre digitado    del firmante, se escribirán con mayúscula inicial.