martes, 1 de noviembre de 2011
miércoles, 12 de octubre de 2011
lunes, 25 de julio de 2011
jueves, 17 de marzo de 2011
martes, 15 de marzo de 2011
miércoles, 9 de marzo de 2011
martes, 8 de marzo de 2011
viernes, 4 de marzo de 2011
jueves, 3 de marzo de 2011
GestióN Documental
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martes, 1 de marzo de 2011
NTC 3588 INFORMES ADMINISTRATIVOS
¿QUE INFORME ADMINISTRATIVO?
Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo
MARGENES:
Superior: entre 3 cm y 4 cm
Inferior: entre 2 cm y 3 cm
Izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Derecho: entre 2 cm y 3 cm
Superior: entre 3 cm y 4 cm
Inferior: entre 2 cm y 3 cm
Izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Derecho: entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
CUBIERTA: información básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social, titulo del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.
PORTADA: es la fuente principal de información y constituye la primera página del INFORME: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y FECHA: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).
TABLA DE CONTENIDO: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, titulo de cada capítulo, numero de página.
GLOSARIO: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título.
INTRODUCCIÓN: le titulo INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida sobre el margen superior.
CUBIERTA: información básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social, titulo del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.
PORTADA: es la fuente principal de información y constituye la primera página del INFORME: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y FECHA: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).
TABLA DE CONTENIDO: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, titulo de cada capítulo, numero de página.
GLOSARIO: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título.
INTRODUCCIÓN: le titulo INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida sobre el margen superior.
NÚCLEO DEL INFORME: es el contenido del documento. Escritura del texto, capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.
CONCLUSIONES: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del margen superior.
FIRMA: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.
TRANSCRIPTOR: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido.
ANEXOS: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial.
BIBLIOGRAFÍA: el titulo BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del borde superior de la hoja.
ÍNDICE: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
INFORME CORTO: consta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
ENCABEZAMIENTO: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye: razón social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida.
ENCABEZAMIENTO: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye: razón social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida.
DEPENDENCIA: interlineación doble, bajo la razón social se escribe la dependencia, el origen del informe, con mayúscula inicial contra el margen izquierdo.
CÓDIGO: este se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia contra el margen derecho.
CÓDIGO: este se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia contra el margen derecho.
TITULO: a cuatro interlineas de la dependencia, se escribe el titulo del informe, centrado y en mayúscula sostenida.
FECHA: a cuatro renglones del título contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, seguida de dos puntos, al frente se anota la ciudad de origen y fecha completa (día, mes, año).
AUTORÍA DEL INFORME: a interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Se escribe PRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, al frente se anotan los nombres correspondientes.
OBJETIVO: para describir en forma breve el propósito del mismo, se presenta así: de dos a cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, a dos espacios de este enunciado se expresa la finalidad del informe.
ESCRITURA DEL TEXTO: un informe corto generalmente consta de un capitulo único. Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe.
ESCRITURA DEL TEXTO: un informe corto generalmente consta de un capitulo único. Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe.
CONCLUSIONES: la palabra COCLUSION O CONCLUSIONES se escriben en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo de dos a cuatro interlineas del último renglón del texto, la primera línea de la escritura se inicia de dos cuatro renglones del título.
FIRMA: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscuscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo a una interlínea del nombre.
TRANSCRIPTOR: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre e inicial del apellido, se emplea letra más pequeña.
ASPECTOS GENERALES:
DOCUMENTO REMISORIO: se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio: carta si es envió externo y memorando si es interno.
PAPEL: se emplea papel con impresión o en blanco
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![[NTC+4228+3.bmp]](http://2.bp.blogspot.com/_UD1DW659q44/Sf8Ip-uNQiI/AAAAAAAAAC4/97jB_yP_ytQ/s1600/NTC%2B4228%2B3.bmp)
NTC 4228 HOJA DE VIDA
OBJETO
Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos para la elaboración de una hoja de vida.
DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen los siguientes:
Hoja de vida: relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.
Cargo: título de la posición que ocupa otra persona.
Datos personales: nombre, identificación, ligar y fecha de nacimiento, domicilio y teléfono, entre otros.
Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Experiencia: practica o adiestramiento en una actividad.
Estudios: grado de instrucción que posee una persona.
Fecha: lugar de origen, día, mes y año de presentación del documento.
Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Referencias: información sobre la integridad, capacidad, calidad u otras cualidades de una persona.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Tabulado: Espacio predeterminado para escribir datos en la columna.
REQUISITOS
MÁRGENES
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.
PARTES DE LA HOJA DE VIDA
Aunque existen formas impresas para diligenciar la hoja de vida, se recomienda emplear hojas en blanco, teniendo en cuenta que la distribución, presentación y contenido, contribuyen a despertar el interés de quien analiza la información. Los datos se distribuyen como se cita a continuación. (Véase la figura 1y 2).
Identificación del documento
La expresión HOJA DE VIDA se escribe de dos a tres interlineas del margen superior, centrada y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). (Véase la figura 2).
Datos personales
Expresión en mayúscula sostenida que se escribe contra el margen izquierdo, de tres a cuatro interlineas de la identificación del documento.
Los datos personales se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados:
Nombre. Identificación (cedula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono. Opcionales: licencia de conducción, pasaporte, tarjetas (matricula) profesional. (Véase en la figura 1).
Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:).
Los datos correspondientes se anotan, tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.
Nombre. La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tres interlineas de la expresión de DATOS PERSONALES. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúscula sostenida.
Identificación. El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos renglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición.
EJEMPLO.
IDENTIFICACIÓN: Cédula de ciudadanía 41.835.946 de Cali
Cédula de extranjería 121713 de Santafé de Bogotá
Tarjeta de identidad 811004-1420 de Buga
La clase de documento de identificación se puede presentar en forma abreviada así:
IDENTIFICACION: C. C. 41.835.946 de Cali
C. E. 121713 de Santafé de Bogotá
T. I. 801205-1005 de Buga.
Fecha de nacimiento. La expresión FECHA DE NACIMIENTO se escribe a dos renglones de la línea anterior. Al frente se anotan con mayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa, separados por coma.
EJEMPLO.
FECHA DE NACIMIENTO: Bucaramanga, 13 de febrero de 1960
Cuando se rata de ciudades no capitales, es necesario escribir entre paréntesis el nombre del departamento.
EJEMPLO.
FECHA DE NACIMIENTO: Líbano (Tolima), 12 de julio de 1970
Domicilio. El enunciado DOMICILIO se escribe en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad de residencia.
EJEMPLO.
DOMICILIO: Carrera 45ª 27-83, Apartamento 101, Popayán
Teléfono: La palabra TELEFONO se anota en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente se escribe el número telefónico, separado únicamente con espacios.
EJEMPLO.
TELÉFONO: 2 71 34 56
ESTUDÍOS
Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres renglones de la última línea de los datos personales.
Los estudios se presentan a dos columnas y constan de os siguientes enunciados: ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, de POSGRADO y OTROS.
Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.
Primarios y secundarios. El vocablo PRIMARIOS y SECUNDARIOS se escriben a tres interlíneas del título ESTUDIOS. Al frente, Con la tabulación establecida, se anotan el nombre del establecimiento, universitario, el título obtenido o los períodos cursados, la ciudad y el año de terminación.
EJEMPLO.
SECUNDARIOS: Colegio La paz, Bachiller Académico. Pereira, 1985
Universitarios y de postgrado. El enunciado correspondiente se anota a dos interlíneas del último renglón escrito. Al frente, con la tabulación establecida, se registran el nombre del establecimiento universitario, el título obtenido o los períodos cursados y el año.
EJEMPLO.
UNIVERSITARIOS: Universidad de ciencias del mar, Biológico Marino. Isla de
Providencia, 1996
Se puede suprimir la información sobre estudios primarios o secundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario.
Estudios Complementarios
Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.
A tres interlíneas del título anterior, se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos en negrilla o en mayúscula sostenida. A continuación se anotan la duración, los nombres de las instituciones, la ciudad y la fecha.
EJEMPLO:
Capacitación para Formadores de Calidad Total, 50 horas. Escuela Superior de Negocios. Santiago de Chile, Agosto de 1996.
Experiencia
Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.
A tres interlíneas del título anterior, se relacionan los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo desempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos, así:
Nombre de la empresa. Cada nombre de empresa se escribe con mayúscula inicial, y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.
Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.
Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones desempeñadas en el cargo que desee destacar.
Tiempo de servicio. A continuación del cargo. Se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.
EJEMPLO.
Recicladores de Colombia. Secretaria Departamento de Relaciones Públicas, 1991 1993
Resólidos. JEFE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, desde Abril de 1980 hasta la fecha.
Investigaciones publicaciones y otros
La información relacionada con investigaciones, publicaciones, afiliación a entidades, distinciones recibidas y otros, se presenta así:
El título que corresponda se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.
A tres interlíneas del título se hace la primera descripción. Cada descripción se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.
Los títulos de las investigaciones, publicaciones, afiliaciones, distinciones y otros se destacan en negrilla o en mayúscula sostenida.
EJEMPLOS.
INVESTIGACIONES
Normatividad Básica de Microfilmación en Colombia. Coordinador General de la Investigación. Escuela Nacional de Derecho. Armenia, 1993
PUBLICACIONES
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. Autor, 1995
AFILIACIONES
Asociación Colombiana de Ingenieros, Presidente, desde 1990.
Se puede adicionar información que se desee destacar
Referencias
Las referencias se clasifican en laborales y personales.
Referencias Laborales. El título se escribe en mayúscula sostenida,
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.
A tres interlíneas del título se escriben el nombre de la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempeña, dirección y teléfono). Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.
EJEMPLO.
REFERENCIAS LABORALES
Agrícola la Merced S.A. Ingeniero Pablo Ortiz Villegas, Jefe de Producción. Calle 12 9-85, Acacías, Meta, teléfono9 2714390.
Referencias Personales. El título se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo a tres interlíneas del último renglón escrito.
Los datos de la persona que da la referencia, c0omo el nombre, la 0profesión o dignidad, la ciudad y el teléfono, se escriben a tres interlíneas del título. Los nombres subsiguientes se anotan a un renglón entre líneas y a do9s entre párrafos.
Cuando se cite a una persona como referencia se debe contar con su autorización.
EJEMPLO.
Doctor Gustavo Martínez Arias, Representante a la cámara. Manizales, teléfono 7 85 88 10.
Nombre y Firma
De cuatro a seis interlíneas del último renglón, contra el margen izquierdo, se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre éste la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra.
Esta norma tiene por objeto establecer los requisitos para la elaboración de una hoja de vida.
DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen los siguientes:
Hoja de vida: relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.
Cargo: título de la posición que ocupa otra persona.
Datos personales: nombre, identificación, ligar y fecha de nacimiento, domicilio y teléfono, entre otros.
Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Experiencia: practica o adiestramiento en una actividad.
Estudios: grado de instrucción que posee una persona.
Fecha: lugar de origen, día, mes y año de presentación del documento.
Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Referencias: información sobre la integridad, capacidad, calidad u otras cualidades de una persona.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Tabulado: Espacio predeterminado para escribir datos en la columna.
REQUISITOS
MÁRGENES
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.
PARTES DE LA HOJA DE VIDA
Aunque existen formas impresas para diligenciar la hoja de vida, se recomienda emplear hojas en blanco, teniendo en cuenta que la distribución, presentación y contenido, contribuyen a despertar el interés de quien analiza la información. Los datos se distribuyen como se cita a continuación. (Véase la figura 1y 2).
Identificación del documento
La expresión HOJA DE VIDA se escribe de dos a tres interlineas del margen superior, centrada y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). (Véase la figura 2).
Datos personales
Expresión en mayúscula sostenida que se escribe contra el margen izquierdo, de tres a cuatro interlineas de la identificación del documento.
Los datos personales se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados:
Nombre. Identificación (cedula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono. Opcionales: licencia de conducción, pasaporte, tarjetas (matricula) profesional. (Véase en la figura 1).
Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:).
Los datos correspondientes se anotan, tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.
Nombre. La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tres interlineas de la expresión de DATOS PERSONALES. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúscula sostenida.
Identificación. El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos renglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición.
EJEMPLO.
IDENTIFICACIÓN: Cédula de ciudadanía 41.835.946 de Cali
Cédula de extranjería 121713 de Santafé de Bogotá
Tarjeta de identidad 811004-1420 de Buga
La clase de documento de identificación se puede presentar en forma abreviada así:
IDENTIFICACION: C. C. 41.835.946 de Cali
C. E. 121713 de Santafé de Bogotá
T. I. 801205-1005 de Buga.
Fecha de nacimiento. La expresión FECHA DE NACIMIENTO se escribe a dos renglones de la línea anterior. Al frente se anotan con mayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa, separados por coma.
EJEMPLO.
FECHA DE NACIMIENTO: Bucaramanga, 13 de febrero de 1960
Cuando se rata de ciudades no capitales, es necesario escribir entre paréntesis el nombre del departamento.
EJEMPLO.
FECHA DE NACIMIENTO: Líbano (Tolima), 12 de julio de 1970
Domicilio. El enunciado DOMICILIO se escribe en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad de residencia.
EJEMPLO.
DOMICILIO: Carrera 45ª 27-83, Apartamento 101, Popayán
Teléfono: La palabra TELEFONO se anota en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente se escribe el número telefónico, separado únicamente con espacios.
EJEMPLO.
TELÉFONO: 2 71 34 56
ESTUDÍOS
Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres renglones de la última línea de los datos personales.
Los estudios se presentan a dos columnas y constan de os siguientes enunciados: ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, de POSGRADO y OTROS.
Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.
Primarios y secundarios. El vocablo PRIMARIOS y SECUNDARIOS se escriben a tres interlíneas del título ESTUDIOS. Al frente, Con la tabulación establecida, se anotan el nombre del establecimiento, universitario, el título obtenido o los períodos cursados, la ciudad y el año de terminación.
EJEMPLO.
SECUNDARIOS: Colegio La paz, Bachiller Académico. Pereira, 1985
Universitarios y de postgrado. El enunciado correspondiente se anota a dos interlíneas del último renglón escrito. Al frente, con la tabulación establecida, se registran el nombre del establecimiento universitario, el título obtenido o los períodos cursados y el año.
EJEMPLO.
UNIVERSITARIOS: Universidad de ciencias del mar, Biológico Marino. Isla de
Providencia, 1996
Se puede suprimir la información sobre estudios primarios o secundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario.
Estudios Complementarios
Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.
A tres interlíneas del título anterior, se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos en negrilla o en mayúscula sostenida. A continuación se anotan la duración, los nombres de las instituciones, la ciudad y la fecha.
EJEMPLO:
Capacitación para Formadores de Calidad Total, 50 horas. Escuela Superior de Negocios. Santiago de Chile, Agosto de 1996.
Experiencia
Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.
A tres interlíneas del título anterior, se relacionan los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo desempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos, así:
Nombre de la empresa. Cada nombre de empresa se escribe con mayúscula inicial, y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.
Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.
Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones desempeñadas en el cargo que desee destacar.
Tiempo de servicio. A continuación del cargo. Se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.
EJEMPLO.
Recicladores de Colombia. Secretaria Departamento de Relaciones Públicas, 1991 1993
Resólidos. JEFE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, desde Abril de 1980 hasta la fecha.
Investigaciones publicaciones y otros
La información relacionada con investigaciones, publicaciones, afiliación a entidades, distinciones recibidas y otros, se presenta así:
El título que corresponda se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.
A tres interlíneas del título se hace la primera descripción. Cada descripción se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.
Los títulos de las investigaciones, publicaciones, afiliaciones, distinciones y otros se destacan en negrilla o en mayúscula sostenida.
EJEMPLOS.
INVESTIGACIONES
Normatividad Básica de Microfilmación en Colombia. Coordinador General de la Investigación. Escuela Nacional de Derecho. Armenia, 1993
PUBLICACIONES
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. Autor, 1995
AFILIACIONES
Asociación Colombiana de Ingenieros, Presidente, desde 1990.
Se puede adicionar información que se desee destacar
Referencias
Las referencias se clasifican en laborales y personales.
Referencias Laborales. El título se escribe en mayúscula sostenida,
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último renglón escrito.
A tres interlíneas del título se escriben el nombre de la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempeña, dirección y teléfono). Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.
EJEMPLO.
REFERENCIAS LABORALES
Agrícola la Merced S.A. Ingeniero Pablo Ortiz Villegas, Jefe de Producción. Calle 12 9-85, Acacías, Meta, teléfono9 2714390.
Referencias Personales. El título se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo a tres interlíneas del último renglón escrito.
Los datos de la persona que da la referencia, c0omo el nombre, la 0profesión o dignidad, la ciudad y el teléfono, se escriben a tres interlíneas del título. Los nombres subsiguientes se anotan a un renglón entre líneas y a do9s entre párrafos.
Cuando se cite a una persona como referencia se debe contar con su autorización.
EJEMPLO.
Doctor Gustavo Martínez Arias, Representante a la cámara. Manizales, teléfono 7 85 88 10.
Nombre y Firma
De cuatro a seis interlíneas del último renglón, contra el margen izquierdo, se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre éste la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra.
viernes, 25 de febrero de 2011
NTC 3394 ACTAS ADMINISTRATIVAS
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3394
ACTAS
OBJETIVO:Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.
DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.
Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.
Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento: Nombre que identifica el acta.
Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.
Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.
Espacio: Distancia horizontal de escritura.
Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.
Incapaz: Persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.
Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria.
Número: Identificación consecutiva del documento.
Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Razón social: Nombre que identifica una empresa.
Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Título: Denominación específica del nombre de la reunión.
CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
REQUISITOS GENERALES
Márgenes
Superior entre 3cm y 4cm.
Inferior entre 2cm y 3cm.
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2cm y 3cm.
Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.
Título
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
Numeración
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.
DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:
Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión.
Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
Acta registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente.
Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento: Nombre que identifica el acta.
Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión.
Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.
Espacio: Distancia horizontal de escritura.
Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.
Incapaz: Persona que no tiene capacidad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma.
Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
Naturaleza de la reunión: Carácter de ordinaria o de extraordinaria.
Número: Identificación consecutiva del documento.
Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Razón social: Nombre que identifica una empresa.
Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Título: Denominación específica del nombre de la reunión.
CLASIFICACIÓN: Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
REQUISITOS GENERALES
Márgenes
Superior entre 3cm y 4cm.
Inferior entre 2cm y 3cm.
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2cm y 3cm.
Encabezado en las páginas siguientes entre 2cm y 3cm.
Título
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
Numeración
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año.
Presentación
Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.
Las actas se puede presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para tal efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.
Redacción
Se redactan en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:
Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Véase la figura 3)
Ejemplo
Margén izquierdo Margen derecho
Se redactan en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:
Se utiliza el papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2cm y 3cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.) (Véase la figura 3)
Ejemplo
Margén izquierdo Margen derecho
Reunión Comité Académico-Acta 002 2
El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.
REQUISITOS ESPECÍFICOSPara la elaboración del acta se recomienda la distribución presentada en las figuras 1,2 y 3.Razón socialEn el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.
El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado cuando se elabora a máquina.
REQUISITOS ESPECÍFICOSPara la elaboración del acta se recomienda la distribución presentada en las figuras 1,2 y 3.Razón socialEn el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita.
TítuloEl nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logo símbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).
EjemplosASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
COMÍTÉ 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS
REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA
Denominación del documento y númeroDespués del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
Ejemplo
ACTA 001
EjemplosASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
COMÍTÉ 000010 ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS
REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA
Denominación del documento y númeroDespués del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
Ejemplo
ACTA 001
Nota: Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)Fecha
Contra el margén izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (;). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,).
Ejemplos
FECHA: Villavicencio, 15 Febrero de 2011
FECHA: Medellín, 02 de febrero de 2009
Nota: En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma de antelación de la convocatoria (veáse el Artículo 431 del Código de Comercio).HoraContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión. Ejemplos:
HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas
HORA: De 14:20 a 16:00 horasLugarContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota las palabra LUGAR, en mayúscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.
Ejemplos:
LUGAR: ICONTEC, sala 202
LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante
Asistentes
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AL frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicia, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con una coma (,), y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
Ejemplo en orden jerárquico:
ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente
Arquitecta Teresa Peña B., Vicepresidenta
Nota: El tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.
Ejemplo de igual jerarquía:ASISTENTES: Miembros del Consejo EstudiantilPedro Muñoz H., Presidente
Sofía Camargo, Secretaria
Rosario Díaz Pinzón
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades. Ejemplo:ASISTENTES: Representantes de EmpresasOscar Javier Solano, ANDES LTDA
Jesús Alberto Alcázar J., Internacional S.A.
Rocío Betancur R., Mundial de Vestidos S.A.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta pára la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencia. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan en orden jerárquico. Ejemplo:
ASISTENTES: Jefes de División
Carlos Amaya G., Administrativa
María Campos R., Financiera
Nota: En caso de igual jerarquía, se sigue orden alfabético por apellidos.
Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común, (negrilla opcional) que se ubica frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:).
Ejemplo
ASISTENTES: Consejeros Principales
Ernesto Álzate García
Martha Bermúdez Martínez
Oscar Cardona Vega
Representaciones. En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:
a) En caso de reuniones de sociedades, que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario.
b) En reuniones o comités empresariales internos, se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y que además lleva de representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.
c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe expresarse el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante (veáse la circular D-001/91 Supersociedades).
Ejemplo:
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Ejemplos
FECHA: Villavicencio, 15 Febrero de 2011
FECHA: Medellín, 02 de febrero de 2009
Nota: En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma de antelación de la convocatoria (veáse el Artículo 431 del Código de Comercio).HoraContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión. Ejemplos:
HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas
HORA: De 14:20 a 16:00 horasLugarContra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota las palabra LUGAR, en mayúscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.
Ejemplos:
LUGAR: ICONTEC, sala 202
LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante
Asistentes
Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). AL frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicia, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con una coma (,), y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
Ejemplo en orden jerárquico:
ASISTENTES: Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente
Arquitecta Teresa Peña B., Vicepresidenta
Nota: El tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.
Ejemplo de igual jerarquía:ASISTENTES: Miembros del Consejo EstudiantilPedro Muñoz H., Presidente
Sofía Camargo, Secretaria
Rosario Díaz Pinzón
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades. Ejemplo:ASISTENTES: Representantes de EmpresasOscar Javier Solano, ANDES LTDA
Jesús Alberto Alcázar J., Internacional S.A.
Rocío Betancur R., Mundial de Vestidos S.A.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta pára la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencia. Si hay varias personas de una misma dependencia se anotan en orden jerárquico. Ejemplo:
ASISTENTES: Jefes de División
Carlos Amaya G., Administrativa
María Campos R., Financiera
Nota: En caso de igual jerarquía, se sigue orden alfabético por apellidos.
Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común, (negrilla opcional) que se ubica frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:).
Ejemplo
ASISTENTES: Consejeros Principales
Ernesto Álzate García
Martha Bermúdez Martínez
Oscar Cardona Vega
Representaciones. En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:
a) En caso de reuniones de sociedades, que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario.
b) En reuniones o comités empresariales internos, se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y que además lleva de representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.
c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe expresarse el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante (veáse la circular D-001/91 Supersociedades).
Ejemplo:
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representación de Alberto González, Vocal
Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como primer anexo en el acta y se especifica así:
ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)InvitadosA continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.AusentesContra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Ejemplo:
AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación)
Javier Suárez Q., Delegado (sin justificación)
Nota: Los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la palabra ASISTENTES.
Orden del día
ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)InvitadosA continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.AusentesContra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Ejemplo:
AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación)
Javier Suárez Q., Delegado (sin justificación)
Nota: Los datos de fecha, hora, lugar y asistentes se tabulan a dos espacios de la palabra ASISTENTES.
Orden del día
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida de dos puntos (:). de 1,5 a dos interlineas y contra el margen izquierdo, se enumera los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificando los con números arábigos.
Si el tema requiere de dos o más reglones, el segundo y los subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1, 5 a 2 interlíneas.
Desarrollo
Contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). a dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre reglones y doble entre párrafos
El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior.
En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior" se indica si fue aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten.
Convocatoria
Si se programa una reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayuscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas del ultimo renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la proxima reunión .En caso de cambio de sede se indica el lugar.Ejemplo:
CONVOCATORIA.La próxima reunión se realizará en la oficina de la sucursal de Bogota el 17 de abril de 2011, a partir de las 09:00 horas.
Firma, Nombre y Cargo
El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última linea del acta. El cargo se anota a interllineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha. Ejemplo:
MANUEL CHACÓN CORREA JUAN CAMILO VÉLEZ CANO
Presidente Secretario
En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlíneas uno del otro , dietibuidos por pares. Si el numero de firmas es impar, la ultima se centra.
Fimas responsables
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la pagina donde finaliza el texto .
En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:) sobre el margen inferior y contra el margen derecho.
Aspectos Generales
Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intracendentes, Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan enfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.
Se indica el nombre de la persona que presente una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el numero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos , se registran los resultados y los nombres completos.
En caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma.
En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
en actas registradas y en las que por seguridad se concider conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierd de cada hoja.
En actas registradas firman el presidente y el secretario o, en su defecto el revisor fiscal.
En actas registradas, después de las firmas correspondientes, el secretario o en su defecto, representante legal de la compañía, ratifica la constancia de validez del acta así:
"La anterior acta es fiel copia tomada de su original, la cuál se halla asentada en el libro de actas de la sociedad, debidamente registrado en ..............., el .............., de............., de 19.........., bajo el número........ de los folios............"
En actas registradas es necesario acreditar ante la entidad competente, por escrito y con las firmas respectivas, la aceptación del nombramiento de los representantes legales, mienbros de juntas directivas o revisores fiscales.
A un renglón del cargo del firmante se anota el número del documento de identificación, en las actas que así lo requieran.
Resumen de compromisos. Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en el cuál se consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas límites de cumplimiento.
Anexo. Cuando en la reunión se presentan documentos que sustentan una infomación, estos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo se escribe la palabra anexo o anexos seguida de dos puntos, y con mayúscula inicial a dos espacios la camtidad; de preferencia clarificar el número de hojas.
Anexos: 5 (veinti cinco hojas)
Trascriptor. Si se desea establecer la responsabilidad del trascripor su identificación se escribe contra margen izquierdo, a dos interlíneas de las firmas o del enunciado de anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.
Ejemplo:
Maria B.
Juan B.
Nota: se emplean notas más pequeñas
miércoles, 23 de febrero de 2011
NTC-4176 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS
NTC- 4176
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS.
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS.
1. OBJETO
Esta norma tiene por objeto establecer los requerimientos para la elaboración de certificados y constancias.
2. DEFINICIONES
Para efectos de ésta norma se establecen las siguientes:
2.1 Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
2.2 Constancia: documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
2.3 Cargo: título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
2.4 Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.
2.5 Documento privado: el expedido por un representante de la entidad privada.
2.6 Documento público: el expedido por un funcionario público.
2.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
2.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.
2.9 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.
2.10 Línea especial: identificación del transcriptor.
2.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.12 Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.
2.13 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
2.14 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
2.15 Razón social: nombre que identifica a una empresa.
2.16 Remitente: nombre y apellido del firmante autorizado.
2.17 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
2.18 Texto: contenido del documento.
2.19 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
3. CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:
3.1 CONSTANCIA PARA:
- Tiempo de servicio.
- Experiencia.
- Salarios u honorarios.
- Jornada laboral.
- Cumplimiento de comisiones.
- Comportamiento del trabajador.
3.2 CERTIFICADO PARA:
- Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.
- Derecho del uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana.
- Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.
- Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
- Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción.
- Documentos de identidad.
- Certificado de Aseguramiento de la calidad.
- Certificado del Sistema de Administración Ambiental.
- Becas, donaciones y exenciones.
- Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.
- Relación de retención de impuestos.
- Paz y salvos.
- Resultados de exámenes médicos.
3.3 ESTILOS
3.3.1 Bloque extremo
Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo.
3.3.2 Bloque
Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margen derecho.
4. REQUESITOS
4.1 MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 4 cm
Izquierdo entre 3cm y 4 cm
Derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
4.2 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS
Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:
4.2.1 Número (referencia)
Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlíneas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.
4.2.2 Fecha
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
EJEMPLO
Villavicencio, 15 de Febrero 2011
4.2.3 Cargo
El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de la fecha.
EJEMPLO
LA GERENTA DE TALENTO HUMANO
4.2.4 Identificación
Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).
EJEMPLO
EL DIRECTOR DE PERSONAL
HACE CONSTAR:
4.2.5 Texto
4.2.5.1 De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que puede ser:
- Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.
- Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.
Ejemplos
Que es el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía 70.048.946 de…
Que a INDUSTRIAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.980.900-5 se le retuvo…
4.2.5.2 Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.
4.2.5.3 Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.
4.2.5.4 Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
4.2.5.5 La presentación deber ser impecable, sin borrones ni repisados.
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia, se incluye el destinatario.
EJEMPLOS
Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión.
Este certificado se expide para ser presentado al Icetex, con el fin de solicitar crédito de estudios.
4.2.6 Firmante
El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.
En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.
4.2.7 Transcriptor
A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcriptor del documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.
4.2.8 Certificados y constancias expedidos por centro educativos
4.2.8.1 En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlíneas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según corresponda.
EJEMPLO
LA RECTORIA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO SANTA TERESITA
4.2.8.2 Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, tales como registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de los cargos y con interlineación sencilla.
4.2.8.3 Las expresiones CERTIFICAN o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben centradas, en mayúscula sostenida y de tres a cuatro interlíneas de las anotaciones jurídicas.
4.2.8.4 De tres a cuatro interlíneas de la identificación anterior, se inicia el texto con las mismas características del numeral 4.2.5 de esta norma.
4.2.8.5 Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.
4.2.9 Páginas subsiguientes
Si los certificados y constancias requieren más de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:
4.2.9.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
4.2.9.2 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser el mismo en todas las hojas.
4.2.9.3 El encabezado se ubica entre 2cm y 3cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen derecho.
La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.
EJEMPLOS
Margen izquierdo
Certificado para Mundo Nacional Ltda.
Constancia para Aurelio Rojas Patiño
4.2.9.4 El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
4.3 ASPECTOS GENERALES
4.3.1 Papelería especial
4.3.1.1 Los títulos conferidos por universidades y colegios, así como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales, diseñados para tal efecto
4.3.1.2 Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones, se puede utilizar un formato impreso.
4.3.2 Registro de diplomas en entidades educativas
El ministerio de Educación Nacional autorizó a las universidades y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren
(Decreto 636 del 3 de abril de 1996).
4.3.3 Recomendaciones
4.3.3.1 El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.
4.3.3.2 La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
4.3.3.3 El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice.
4.3.3.4 Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra para garantizar la nitidez en el proceso de microfilmación.
4.3.3.5 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento.
4.3.3.6 El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento.
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