NTC 3588 INFORMES ADMINISTRATIVOS

NORMA TECNICA COLOMBIANA 3588

¿QUE INFORME ADMINISTRATIVO?

Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo

MARGENES:
Superior: entre 3 cm y 4 cm
Inferior: entre 2 cm y 3 cm
Izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Derecho: entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, consta de: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
CUBIERTA: información básica del documento, incluye los siguientes elementos: razón social, titulo del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.
PORTADA: es la fuente principal de información y constituye la primera página del INFORME: nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad y FECHA: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).
TABLA DE CONTENIDO: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúscula sostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, titulo de cada capítulo, numero de página.
GLOSARIO: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas del título.
INTRODUCCIÓN: le titulo INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúscula sostenida sobre el margen superior.

NÚCLEO DEL INFORME: es el contenido del documento. Escritura del texto, capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.

CONCLUSIONES: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del margen superior.

FIRMA: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar.

TRANSCRIPTOR: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido.

ANEXOS: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial.

BIBLIOGRAFÍA: el titulo BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a 5 cm del borde superior de la hoja.

ÍNDICE: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.

INFORME CORTO: consta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
ENCABEZAMIENTO: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye: razón social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida.

DEPENDENCIA: interlineación doble, bajo la razón social se escribe la dependencia, el origen del informe, con mayúscula inicial contra el margen izquierdo.
CÓDIGO: este se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia contra el margen derecho.

TITULO: a cuatro interlineas de la dependencia, se escribe el titulo del informe, centrado y en mayúscula sostenida.

FECHA: a cuatro renglones del título contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, seguida de dos puntos, al frente se anota la ciudad de origen y fecha completa (día, mes, año).

AUTORÍA DEL INFORME: a interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Se escribe PRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, al frente se anotan los nombres correspondientes.

OBJETIVO: para describir en forma breve el propósito del mismo, se presenta así: de dos a cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, a dos espacios de este enunciado se expresa la finalidad del informe.
ESCRITURA DEL TEXTO: un informe corto generalmente consta de un capitulo único. Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe.

CONCLUSIONES: la palabra COCLUSION O CONCLUSIONES se escriben en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo de dos a cuatro interlineas del último renglón del texto, la primera línea de la escritura se inicia de dos cuatro renglones del título.

FIRMA: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscuscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo a una interlínea del nombre.

TRANSCRIPTOR: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre e inicial del apellido, se emplea letra más pequeña.

ASPECTOS GENERALES:

DOCUMENTO REMISORIO: se recomienda presentar los informes administrativos con un documento remisorio: carta si es envió externo y memorando si es interno.

PAPEL: se emplea papel con impresión o en blanco