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domingo, 20 de febrero de 2011

NTC 3234 CIRCULARES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3234

OBJETO: Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboración de circulares.

DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
1.       DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

1.1 Circular: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
1.2 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.
1.3 Anexo: documento o elemento que acompaña la circular.
1.4 Asunto: Síntesis del contenido de la circular.
1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesía.
1.6 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige la comunicación.
1.7 Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.
1.9 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la circular.
1.10 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.
1.11 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
1.12 Líneas especiales: anexos e identificación del transcriptor.
1.13 Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
1.14 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
1.15 Modelo: esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
1.16 Número o referencia: Identificación consecutiva del documento.
1.17 Razón social: nombre que identifica a una empresa.
1.18 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
1.19 Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
1.20 Saludo o vocativo: línea de cortesía.
1.21 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
1.22 Texto: cuerpo del mensaje.
1.23 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
1.24 Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

2. CLASIFICACIÓN
2.1. De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.
2.1.2 Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en:
2.2.2.1 Bloque extremo
2.2.2.2 Bloque
REQUISITOS
3.1 MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

3. ZONAS
3.1. Zona 1
Espacio destinado para ubicación de la razón social y el logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
3.2. Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, télex, teléfono, fax, dirección electrónica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)
La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393.

3.4 CIRCULAR INTERNA O GENERAL
3.4.1 Denominación del documento
A partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.
3.4.2 Numero (referencia)
La numeración puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa particular. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.

Ejemplos.

CIRCULAR
RH-172
Fecha
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben de dos a tres interlineas del numero (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

EJEMPLO

Villavicencio, 19 de Febrero 2011
Destinatario
A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.

EJEMPLOS
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
Nota: La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).

 Asunto (opcional)
Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).

EJEMPLO.

Asunto: Fiesta de integración

Texto
Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

EJEMPLOS

Con agrado informamos al personal………….
La Dirección Administrativa se complace en comunicar…………..
 Páginas subsiguientes
Se tiene en cuenta lo siguiente:

Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.

La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dos interlineas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen derecho.

La línea de identificación puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviada o el numero (referencia); código de dependencia o código de dependencia y número.

EJEMPLOS

Márgen izquierdo

Para todo el personal
Para todo el personal 96-10-15
Para todo el personal 41235
DTH-41235
El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado.
El primer párrafo de las páginas antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

DespedidaExpresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margen izquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en punto (.)
Nota: Se usa una de las dos opciones

EJEMPLO:

Atentamente,
Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.

RemitenteEl nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas después de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.
Para la ubicación de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.
De preferencia se firma a mano, sólo se justifica la firma mecánica (facsímil) o en la matriz, cuando la cantidad sea excesiva.

Líneas especialesLos anexos e identificación del transcriptor se establecen según lo especificado en los numerales 3.3.10.1 y 3.3.10.3 de la NTC 3393.

ASPECTOS GENERALESLa circular interna no lleva saludo.
Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393.

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