M E M O R A N D O
NTC 3397
CONCEPTO: Comunicación de carácter interno destinada a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilicen la gestión empresarial. Trátese de dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.
CONDICIONES GENERALES
MEMBRETE: Razón social.
DENOMINACION DEL DOCUMENTO: La constituye la palabra MEMORANDO. Impresa en mayúscula sostenida. Y centrada.
NUMERO O REFERENCIA: Constituido por el código de la dependencia (si lo hay) y el número del documento separado por un guión. La numeración es consecutiva.
FECHA: Se coloca la ciudad de origen y la fecha de envío.
Nota: Recuerde que la fecha completa se enuncia así: Villavicencio, 15 de febrero 2011.
ENCABEZAMIENTO: Consta de datos del destinatario, datos del remitente y asunto.
Las palabras PARA, DE Y ASUNTO Se escriben en mayúscula sostenida seguidas de dos (2) puntos.
TEXTO: Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
Se redacta un solo tema por memorando
Se utiliza tratamiento de usted.
Es importante que no tenga errores técnicos, ortográficos o gramaticales.
La presentación debe ser impecable.
FIRMA: El morando debe firmarlo la o las personas autorizadas por la empresa.
Si quien firma NO ES EL TITULAR, se efectúa la aclaración correspondiente, así:
Manuel Reyes Vallejo
Gerente encargado
LA PALABRA encargado SE ESCRIBE EN MINÚSCULA
EL MEMORANDO NO LLEVA SALUDO NI DESPEDIDA, pero en la actualidad por razones de cortesía, las empresas optan por colocarles esta última línea. Ejemplos: Atentamente, Hasta otra oportunidad. A la espera de sus noticias.
LINEAS ESPECIALES: Como la carta comercial, lleva sus líneas especiales que son:
Asunto, copia, anexo, datos del transcriptor.
REQUISITOS:
Márgenes para memorando tamaño carta:
Superior, 4; izquierdo, 4; inferior, 3; derecho, 3 cm.
Márgenes para memorando tamaño medio oficio:
Margen superior e izquierdo 3; derecho e inferior 2cm
ESTILOS:
El memorando se distribuirá en dos estilos:
ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO BLOQUE
-DILIGENCIAMIENTO DE LOS DATOS DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE.
Se podrán escribir de tres maneras, así:
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: Nombre y cargo, separado por coma el nombre del cargo. Ejemplo:
PARA: Señora Martha Pérez Campo, Instructora de
Administración.
DE. Carlos Torres Gómez, Coordinador
Académico.
ASUNTO: Reconocimiento
Atentamente,
Anexos: Formatos de evaluación
Margot G.
Fíjese que en este caso se omitió el nombre y el cargo y solamente deberá aparecer la firma de puño y letra del responsable de este memorando. NO TRACE NINGUNA RAYA PARA DELIMITAR LA FIRMA.
SEGUNDA FORMA:
PARA: Tratamiento, nombre y cargo
DE: Cargo.
Ejemplo:
PARA: Señorita Rosario Hurtado Pérez, Jefe de
Mercadeo.
DE: Directora Regional
ASUNTO: Reunión Programación de cursos
Después del asunto, deje cuatro (4) interlíneas para iniciar el texto. Se escribe totalmente contra el margen izquierdo a una (1)interlínea y dos (2)entre párrafos. Dos (2) interlíneas para la despedida. Cuatro o seis (4) interlíneas para los datos del remitente.
Atentamente,
Sonia García Lopez
2 interlíneas
Copia: Señora Alejandra Díaz Mejía, Coordinadora Académica
2 interlíneas
Ana M.
NOTE QUE EN ESTE CASO SOLO SE ESCRIBIO EL NOMBRE DEL REMITENTE, PORQUE YA EL CARGO ESTÁ COLOCADO ARRIBA EN LA LINEA DEL REMITENTE. Solamente llevará la firma.
TERCERA FORMA:
SE PUEDE DIRIGIR DE CARGO Y DEPENDENCIA A CARGO Y DEPENDENCIA, ASI:
PARA: Jefe de Almacén
DE: Jefe de Recursos Humanos
ASUNTO: Solicitud elementos de oficina
Texto....
Agradezco su pronta respuesta.
Ivonne Cano Camargo
Copias: Doctora Lolita Flórez Lloreda, Directora Regional
Doctora Amparo Lema Castaño, Subdirectora
Sonia O.
NOTAS: Los datos del destinatario, del remitente, del asunto y el nombre digitado del firmante, se escribirán con mayúscula inicial.
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