NTC 3369 EL SOBRE COMERCIAL

EL SOBRE COMERCIAL

NTC 3369 ICONTEC

Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas.
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.

El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.

En las empresas se deben utilizar en lo posible sobre con ventanilla, En caso de presentarse copias extras, se debe elaborar un sobre sin ventanilla con los datos correspondientes.
Cuando la carta lleva anexos y éstos no caben en el sobre con ventanilla, la dependencia que envía la comunicación elabora un sobre de manilla, en el cual se anotan los datos del destinatario debidamente centrados.

Estos datos son los mismos escritos en el encabezamiento – datos del destinatario- de la carta.

Distribución del sobre

El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera:

TERCIO IZQUIERDO. Para anotar los datos del remitente.

Cuando estos datos son demasiado extensos, se imprimen así: en el tercio superior izquierdo el logotipo y la razón social, en medida que no exceda de 2,5 cm verticales por 14 cm horizontales; los demás datos en los tercios inferiores, sin exceder 1,5 cm del borde inferior del sobre. A nivel de la línea de dirección en este tercio, se anotan las indicaciones ¨ CONFIDENCIAL ¨, ¨ URGENTE ¨, cuando éstos se requieran.

TERCIO CENTRAL. En este tercio se ubican los datos del destinatario.

La estructura de la dirección y el reparto de sus elementos constitutivos, sobre las diferentes líneas se deben centrar así:

-Verticalmente. De la mitad del sobre se suben dos o tres renglones, dependiendo del número de líneas.

-Horizontalmente de la mitad del sobre se retroceden cinco o diez espacios, dependiendo de la extensión de las líneas correspondientes.

De acuerdo con el lugar del destino se tendrán en cuenta las siguientes normas:

a)    Sobre Local. Para envío por correo urbano o con mensajero se debe colocar el nombre de la ciudad en mayúscula sostenida.

Ejemplo:
Señora
Marcela Ríos Duran
Jefa de Relaciones Públicas
Banco Bogotá

Carrera 24 15-28
SANTAFE DE BOGOTA D.C.

Para entrega personal por el firmante se escribe la palabra presente.
Ejemplo:

Señora
Marcela Ríos Duran
Jefa de Relaciones Públicas
Banco Bogotá

Carrera 24 15-28
PRESENTE
b) Sobre nacional (fuera de la ciudad de origen).El nombre de la ciudad se debe escribir en mayúscula sostenida, separado por coma (,) del nombre del departamento. Ejemplo:
Señora
Consuelo Álvarez Gómez
Gerente Financiero
Banco de Colombia
Carrera 15 86-34
PEREIRA RISARALDA

c) Sobre internacional. Se deben tener en cuenta las siguientes especificaciones:

-El nombre de la ciudad se debe escribir en mayúscula sostenida, con cualquier dato numérico o nombre estipulados por el país.
-En este sobre se presenta una séptima línea que corresponde al nombre del país; éste debe escribirse a dos renglones de la ciudad, en español y en mayúscula sostenida.

Ejemplo:Señora
Louise Wackeman
Proyect Manager
International Institute for Cotton
3016 kingston Road
LONDON
INGLATERRA

-Se puede optar por escribir el nombre del país en el idioma de origen, sin omitir expresarlo en español.

Ejemplo:
Señor
George Kurz
Gerente para América Latina
GOPA - Consultores
Grivap St. 363
FRANKFURT
DEUTSHLAND - ALEMANIA
-En sobres comerciales dirigidos al extranjero las denominaciones señor, señora señorita se escriben en español.

Tercio derecho. Este tercio es para uso del correo.

En caso de anotaciones necesarias para la oficina de correos, tales como: ENTREGA INMEDIATA, RECOMENDADO y otros, se ubican en el tercio derecho y a nivel de la línea de dirección y en mayúscula sostenida.
Cuando se emiten estampillas conmemorativas, la administración postal prohíbe que se coloquen en el sobre. Estas se deben adherir a la carta en la parte inferior izquierda.

María Nelcy Barreto

Docente Facilitador

COFREM 2011